Polityka prywatności

Wersja 2 · obowiązuje od 29 października 2026 · ostatnia aktualizacja 29 października 2026

Kto jest administratorem Państwa danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w tym serwisie jest IT Ultranet Sp. z o.o. Sp. k., ul. Strzegomska 138, 54-429 Wrocław, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001134267, NIP 894-316-87-28, REGON 389132562. Ta sama spółka jest operatorem systemu RozliczMedia.pl.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy pisać naadmin@rozliczmedia.pl albo dzwonić pod +48 71 71 64 600 w godzinach pon.-pt. 07:00-17:00. Można też napisać na adres siedziby z dopiskiem „dane osobowe”.

W jakiej roli przetwarzamy dane

W sprawach związanych z RozliczMedia występujemy w dwóch rolach. To, która z nich dotyczy Państwa danych, zależy od tego, kto decyduje o celu ich przetwarzania.

Jako administrator przetwarzamy dane osób, które odwiedzają ten serwis albo piszą do nas przez formularz, e-mailem lub telefonicznie, a także dane osób reprezentujących naszych klientów i osób kontaktowych po ich stronie. Te ostatnie przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy z klientem: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy stroną umowy jest osobiście osoba, której dane dotyczą, a w pozostałych przypadkach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu w kontakcie z klientem i wykonaniu umowy. Tej roli dotyczy cała dalsza część tego dokumentu.

Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane, które nasz klient - wspólnota mieszkaniowa, właściciel albo zarządca budynku - prowadzi w systemie RozliczMedia: dane właścicieli i najemców lokali, dane kont użytkowników systemu, odczyty liczników i rozliczenia mediów. Administratorem tych danych jest klient, a my przetwarzamy je wyłącznie w jego imieniu i na jego udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą zawieramy z każdym klientem (art. 28 RODO).

Jeżeli są Państwo właścicielem albo najemcą lokalu w budynku rozliczanym w RozliczMedia, informacje o przetwarzaniu Państwa danych i drogę do realizacji Państwa praw wskazuje administrator, czyli wspólnota, właściciel albo zarządca budynku. Jeżeli takie żądanie trafi do nas, przekażemy je administratorowi i pomożemy mu na nie odpowiedzieć.

Obowiązek informacyjny, czyli klauzula RODO

RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Na podstawie jego art. 13 ust. 1 i 2 informujemy Państwa o tym, jak i po co przetwarzamy dane, oraz o przysługujących Państwu prawach. Cały ten dokument jest realizacją tego obowiązku - nie prowadzimy osobnej, krótszej klauzuli, bo dwa dokumenty o tej samej rzeczy prędzej czy później zaczynają mówić co innego.

Sekcje poniżej opisują po kolei: formularz kontaktowy, pliki cookie i statystyki, logi serwera, okresy przechowywania oraz Państwa prawa.

Formularz kontaktowy

Formularz na stronie głównej zbiera imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości. Wszystkie trzy pola są wymagane, innych danych nie zbieramy i nie prosimy w formularzu o dane wrażliwe.

Dane przetwarzamy po to, żeby odpowiedzieć na zapytanie i ustalić warunki ewentualnej współpracy. Podstawą prawną są art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podejmowane na Państwa żądanie przed zawarciem umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji z osobami, które się do nas zgłaszają.

Wysyłkę obsługuje UltraFormularz - nasza własna usługa, prowadzona przez tę samą spółkę, która jest wymieniona wyżej jako administrator, na naszym serwerze we Wrocławiu. Nie ma tu żadnego podmiotu trzeciego i Państwa zgłoszenie nie opuszcza Polski. Nie korzystamy z zewnętrznych filtrów antyspamowych, bo wymagałyby przekazania im Państwa adresu IP i adresu e-mail; formularz broni się ukrytym polem-pułapką oraz limitami liczby i rozmiaru zgłoszeń. Nie ma tu również CAPTCHA.

Kopia zgłoszenia jest zapisywana na naszym serwerze, zaszyfrowana, z kluczem przechowywanym poza bazą danych, żebyśmy mogli do niej wrócić, gdyby wiadomość nie doszła. Usuwamy ją automatycznie po upływie okresu ustawionego dla tego formularza, a na Państwa żądanie wcześniej.

Jeżeli wolą Państwo nie korzystać z formularza, ten sam skutek daje wiadomość wysłana wprost na admin@rozliczmedia.pl albo telefon.

Pliki cookie i statystyki odwiedzin

Serwis korzysta z Google Analytics 4, żeby wiedzieć, które podstrony są odwiedzane i które treści są przydatne. Narzędzie to zapisuje pliki cookie i przekazuje dane o odwiedzinach do Google, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dopóki nie klikną Państwo „Akceptuję” w okienku zgody, nie wysyłamy do Google niczego. Skrypt Google nie jest wtedy w ogóle wczytywany, nie nawiązujemy z Google żadnego połączenia i nie zapisujemy na Państwa urządzeniu żadnych plików cookie. Podstawą prawną dla statystyk jest Państwa zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w każdej chwili i równie łatwo, jak jej udzielono: wystarczy wyczyścić dane tej witryny w ustawieniach przeglądarki, a okienko zgody pojawi się ponownie z wyborem od nowa. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy wcześniej.

Sama Państwa decyzja - zgoda albo odmowa - zapisywana jest w pamięci lokalnej przeglądarki, a nie w pliku cookie, i nie jest nigdzie wysyłana. Okienko zgody niczego więc samo w sobie nie zbiera.

Jeżeli wyrażą Państwo zgodę, odbiorcą danych staje się Google, które przetwarza je również poza EOG. Google deklaruje stosowanie zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO dla takich przekazań. Szczegóły zasad Google są dostępne w jego własnej polityce prywatności. W naszej konfiguracji wyłączone są wszystkie funkcje reklamowe - używamy wyłącznie statystyk ruchu.

Poza Google Analytics serwis nie ładuje żadnych innych skryptów zewnętrznych: nie ma tu wtyczek serwisów społecznościowych, map, filmów ani krojów pisma pobieranych z cudzych serwerów.

Dane zapisywane przez serwer

Serwer zapisuje standardowe logi dostępowe: adres IP, datę i godzinę zapytania, adres odwiedzonej podstrony, typ przeglądarki i system operacyjny. Służą wyłącznie bezpieczeństwu, poprawnemu działaniu serwisu i diagnostyce awarii, a podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie budujemy z nich statystyk odwiedzin, nie łączymy ich z danymi z formularza ani ze statystykami Google i nie przekazujemy ich nikomu. Starsze wpisy usuwane są automatycznie w ramach bieżącej rotacji plików na serwerze.

Komu przekazujemy dane

• upoważnionym pracownikom i współpracownikom administratora oraz osobom działającym z jego upoważnienia;
• Google - wyłącznie dane o odwiedzinach i wyłącznie wtedy, gdy wyrazili Państwo zgodę na statystyki;
• podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia i zgodnie z naszymi poleceniami: biuro rachunkowe, kancelarie prawne, ubezpieczyciele;
• organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Poza statystykami Google, opisanymi wyżej, nie przekazujemy Państwa danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W szczególności nie wychodzą poza Polskę dane z formularza kontaktowego.

Jak długo przechowujemy dane

• korespondencja z formularza - przez czas prowadzenia rozmowy, a potem przez okres, w którym moglibyśmy musieć wykazać jej przebieg lub bronić się przed roszczeniami;
• kopia zgłoszenia na naszym serwerze - do upływu okresu ustawionego dla formularza albo do zgłoszenia przez Państwa żądania usunięcia;
• statystyki odwiedzin - zgodnie z okresem przechowywania ustawionym w Google Analytics, nie dłużej niż do wycofania zgody;
• logi serwera - przez czas potrzebny do celów bezpieczeństwa i diagnostyki, po czym są usuwane w ramach rotacji.

Państwa prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia;
• wycofania w dowolnym momencie zgody w zakresie, którego dotyczyła - dotyczy to przede wszystkim zgody na statystyki;
• przeniesienia danych, które nam Państwo przekazali;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu - art. 21 ust. 1 RODO;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy.

Wszystkie te sprawy załatwiamy pod adresem admin@rozliczmedia.pl. Możemy przy tym poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację, o czym mowa w art. 22 RODO. Nie profilujemy danych w celach marketingowych.

Zmiany w tym dokumencie

Numer wersji, datę wejścia w życie i datę ostatniej zmiany podajemy na górze strony. Jeżeli zmienimy sposób obsługi formularza albo zakres narzędzi analitycznych, zaktualizujemy ten dokument, zanim taka zmiana zacznie działać. Zasady korzystania z samego serwisu opisuje Regulamin.